5R

Sistem 5 R : Membuat Puskesmas Menjadi "Beda"….
Di atas meja kerja terlihat berserakan kertas, Sebagian sudah diremas-remas menggumpal memenuhi sudut meja. Ada juga tumpukan koran lama yang terlihat sudah berdebu diletakkan di bawah meja. Ada laci yang terbuka dimana di dalamnya terlihat berdesakan ada pulpen yang sudah tidak ada isinya, ada tutup pulpen yang sudah kehilangan ' jodohnya', ada staples yang sudah rusak, ada struk belanja kemarin di sebuah toko, ada juga tas plastik yang bergumpal-gumpal menyesaki laci.
Pernahkah melihat suasana kantor puskesmas atau kantor lain yang demikian ? Belum lagi ditambah dengan seringnya kesulitan mencari dokumen / barang pada saat diperlukan. Memang tidak hilang mungkin hanya terselip, tetapi untuk mencari dibutuhkan waktu yang tidak sedikit. Banyak waktu yang terbuang dan sama sekali tidak efisien.
Sebenarnya ada sebuah manajemen yang mengatur dan mengurus hal - hal demikian. Sebuah kaidah yang cukup bagus dari negeri Jepang dalam pengaturan, pemeliharaan sebuah rumah yang dapat juga dipakai untuk tempat lain maupun kantor. Kaidah housekeeping tersebut adalah 5 S yaitu : Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke yang sudah diadopsi ke dalam bahasa Indonesia menjadi 5 R yaitu ( Ringkas , Rapi, Resik, Rawat dan Rajin).
Selain hal tersebut dalam konsep 5R juga terdapat semangat kerja tim. Aktivitas – aktivitas dalam 5R secara kualitatif akan mengubah cara berpikir dan perilaku anggota organisasi di dalamnya. Sehingga perubahan ini akan menghasilkan peningkatan kualitas dan pemeliharaan peralatan kerja serta lingkungannya.
Sejalan dengan keadaan tersebut, Bapak Walikota Tarakan dalam satu kesempatan mencanangkan tahun ini menjadi tahun kerapian. Rapi yang notabene merupakan salah satu komponen dalam sistem 5 R merupakan kata sifat dan menurut Kamus Lengkap Bahasa Indonesia berarti tidak acak-acakan, baik, teratur, bersih, apik, tertib, serba beres dan menyenangkan. Pendek kata rapi merupakan "hasil akhir " untuk menyatakan bahwa penampilan / performance suatu kantor jadi "berbeda". Berbeda di sini berarti tidak sama dengan kondisi kantor kebanyakan yang cenderung apa adanya dan tidak memiliki sistem pengaturan. Sehingga sudah seharusnya jika konsep 5 R menjadi " menu wajib" semua tempat kerja, tanpa kecuali.
Di Negara Jiran kita, Malaysia, sistem 5 S yang ditiru dari Negara Matahari Terbit itu malahan menjadi standar mutu tersendiri. Di sana 5S diterjemahkan ke dalam bahasa Melayu berurutan menjadi Sisih, Susun, Sapu, Seragamkan, dan Senatiasa amalkan. Di Malaysia, seperti yang penulis saksikan sendiri bahwa semua instansi kesehatan yang dikunjungi sudah mengamalkan 5 R ini. Yang jelas 5 R membuat kantor yang dari luar terlihat sederhana atau bahkan bangunan lama tetapi didalamnya justru sangat teratur, bersih, rapi dan yang jelas akan memuaskan pelanggan.
Selain menjadi bagian dari mutu tersendiri, ternyata 5R juga diperlombakan baik di peringkat negeri maupun peringkat Negara. Sehingga dengan adanya pertandingan (kejohanan) tersebut akan memacu semua fasilitas kesehatan baik klinik kesehatan, Klinik kesehatan Ibu dan Anak, rumah sakit dan kantor dinas kesehatan untuk berbenah dan mengikuti lomba dan dengan sendirinya proses 5R di instansi tersebut juga akan diusahakan untuk diterapkan.
Sementara di tempat kita kadang-kadang justru sebaliknya. Dari luar tampak kantor yang berdiri megah, namun penataan di dalamnya seringkali tanpa konsep housekeeping yang baik. Sehingga gambaran seperti di awal tulisan ini menjadi sesuatu yang jamak.
Berawal dari kecemburuan melihat kondisi negeri Jiran - yang umurnya lebih muda dari bangsa kita, dengan konsep mutu yang diterapkan sudah lebih maju- maka konsep 5 R yang sudah terbukti membawa negeri asalnya yakni Jepang maupun pengikutnya seperti Malaysia menjadi negara yang sangat baik penataan kantornya, menjadikan adanya keinginan untuk mensosialisasikan konsep yang sangat efisien ini untuk diterapkan di tempat kerja masing-masing.

5R itu…..
1. Ringkas ; Seiri ( Jepang) ; Sisih ( Malaysia),
Menyisihkan dan memisahkan barang-barang yang masih berguna dan yang sudah harus dibuang maupun disingkirkan. Kadang –kadang kita merasa sayang akan membuang barang tersebut. Karena sering kita berpikir bahwa barang tersebut akan ada gunanya di lain waktu. Tetapi kenyataannya, jarang sekali barang tersebut dipakai kembali. Dalam seiri, terdapat satu tempat untuk semua barang dan setiap barang dianggap mempunyai tempatnya masing-masing.
2. Rapi ; Seiton ( Jepang ) ; Susun ( Malaysia)
Barang akan disusun berdasarkan fungsi. Bila perlu dapat menambahkan warna yang berbeda pada setiap tempat. Pada barang-barang yang mempunyai kedudukan yang tetap dapat diberi batas / label disekitarnya sehingga bila barang tersebut berpindah tempat akan cepat diketahui. Semua barang harus diberi label untuk memudahkan identifikasi. Seiton juga mengharuskan barang yang dipinjam harus dikembalikan pada tempat semula
3. Resik / Bersih : Seiso ( Jepang) ; Sapu ( Malaysia)
Pada kegiatan ini prinsipnya adalah kebersihan harus dijaga. Untuk menjaga kebersihan ini ada 3 tahap yaitu tahap pertama dimana kebersihan akan dilakukan secara menyeluruh. Pada tahap selanjutnya hanyalah tahap pemeliharaan yaitu Seiso harian yang dikerjakan kurang lebih 5 menit dalam sehari. Dan selanjutnya adalah Seiso berkala seperti mingguan atau bulanan. Di tempat kita sudah dilakukan seperti Jumat Bersih. Pada Seiso terlihat bahwa kebersihan tempat kerja bukan hanya tangung jawab seorang petugas Cleaning Service (CS) saja. Tetapi tanggung jawab semua petugas termasuk manajemen puncak.
4. Rawat ; Seiketsu ; Seragam :
Yaitu dari segi visual dan juga adanya standarisasi. Misalnya untuk menempatkan file kepegawaian akan dirawat dengan baik. Di beri warna yang sama untuk membedakannya dengan file barang misalnya.
5. Rajin ; Shitsuke ; Senantiasa amal :
Pada prinsipnya adalah pembentukan kebiasaan petugas yang berdisiplin dan taat pada ketentuan yang telah disepakati.

Mudah dan Murah
5R adalah pekerjaan yang " ketok mata" - istilah dalam bahasa Jawa yang secara leksikal berarti " kelihatan oleh mata" - yang menggambarkan hal atau pekerjaan yang sangat mungkin untuk dilakukan karena tidak ada kesulitan yang berarti. Semua tergambar dengan jelas. Sehingga sangatlah mudah untuk dilakukan. 5R juga relatif tidak memakan biaya / murah. Namun demikian tetaplah ada masalah yang sering muncul dalam pelaksanaan 5R - sama seperti dalam menerapkan Sistem Manajemen Mutu lain- seperti kurangnya komitmen petugas sendiri ( terutama pegawai baru yang belum tahu) maupun beban kerja program yang meningkat yang menjadikan 5 R kadang agak terabaikan.
Yang dibutuhkan dalam pelaksanaan 5R hanyalah komitmen saja. Komitmen untuk berubah ke arah yang lebih baik. Jadi untuk semua petugas maupun pimpinannya untuk memilih : ya atau tidak. Bila Ya, maka selamat ber-5R !! Dan Puskesmas / kantor tempat Anda bekerja pasti akan tampil beda........

( Radar Tarakan, 2008)